ISO 9001 2015 - Pengenalan, Pengertian, Manfaat dan Fungsinya Bagi Perusahaan

ISO 9001 - Secara singkat, standar ini menjadi sebuah jaminan mutu atau kualitas produk maupun jasa. Nah tentu saja ada persyaratan dan kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi untuk mengajukan sistem manajemen mutu.

 

Saat ini, sistem manajemen mutu akan ditetapkan oleh ISO (International Organization for Standarization). Dimana ISO ini sendiri merupakan lembaga internasional yang berisi badan-badan standar nasional yang mewakili banyak negara.

 

Secara garis besar, ISO 9001 ini merupakan sistem yang berisikan standar untuk manajemen mutu suatu barang atau produk tertentu. Dimana standar ini dibuat untuk menjamin kepuasan pelanggan, sekaligus menjadi branding perusahaan di mata para konsumennya.

Ketahui lebih lanjut mengenai apa ISO 9001, mulai dari pengertian, manfaat, hingga fungsi dan keuntungannya pada artikel berikut ini.

 

Pengertian ISO 9001

 

Seperti yang sudah dibahas secara singkat di atas, pengertian ISO 9001 adalah standar jaminan kuatitas atau mutu produk dan jasa. Standar yang digunakan yakni diukur dengan taraf internasional. Tujuan adanya ISO ini tentu saja untuk menjamin kepuasan pelanggan dengan barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan Anda.

 

Oleh sebab itu, apabila sebuah perusahaan memproduksi barang atau produk tertentu, pastikan sudah mendapatkan sertifikat dari ISO. Hal ini akan membuat para konsumen menjadi semakin yakin untuk menggunakan barang atau jasa tersebut.

 

Menurut standar ISO 9001, sebuah perusahaan yang memproduksi barang atau jasa harus menjelaskan secara gamblang beberapa poin berikut ini:

• Menjelaskan secara rinci mengenai sistem operasi dan proses manajemen dari perusahaan tersebut.
• Menjelaskan bagaimana aliran dan proses bisnis yang sudah dijalankan selama ini.
• Menjelaskan sistem monitoring (pengawasan) pada proses penanganan proses produksi maupun alur kerjanya. Yakni dimulai dari proses input hingga nantinya menjadi produk jadi atau jasa yang siap digunakan.

Semua data-data yang dibutuhkan nantinya akan dikumpulkan serta didokumentasikan dalam klausul ISO 9001. Untuk kemudian perusahaan akan memproses pengajuan untuk bisa memperoleh sertifikasi dari ISO terkait produk barang atau jasa tersebut.

 

Macam - macam ISO

 

International Organization for Standarization atau yang lebih umum disebut dengan istilah ISO ini adalah sebuah badan standarisasi skala internasional. Di dalamnya tercatut anggota lebih dari 160 negara yang berbeda. Kegunaannya dari ISO adalah untuk mempromosikan kualitas, keamanan, serta mengembangkan efesiensi pada sebuah industri.

 

ISO sendiri memiliki berbagai macam standar yang dapat diterapkan sesuai dengan fokus dan tujuannya. Berikut beberapa contoh macam-macam ISO yang sudah banyak digunakan di Indonesia:

 

1. ISO/IEC 17025

Jenis standar ISO yang pertama dan umum digunakan adalah ISO/IEC 17025. Jenis ISO yang satu ini banyak digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang penelitian. Sebagai contoh misalnya saja bidang pengujian laboratorium.

Dengan sertifikasi ISO/IEC 17025 maka dapat dipastikan bahwa data-data yang diperoleh dari perusahaan tersebut merupakan data yang valid. Serta sistem yang digunakan oleh perusahaan sudah diakui kredibilitasnya baik secara nasional maupun internasional.

2. ISO 2800

ISO jenis ini digunakan untuk berbagai industri untuk melindungi keamanan serta rantai pasok. Dengan ISO 2800, berbagai industri dapat menentukan langkah-langkah keamanan yang nantinya akan ditempuh untuk melindungi properti mereka dari berbagai jenis ancaman.

3. ISO 9001

ISO 9001 bermanfaat untuk industri atau perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Fungsi utamanya yakni untuk memastikan jaminan mutu serta kualitas produk agar tetap terjaga. Dengan demikian, produk akan dapat sampai ke tangan konsumen dalam keadaan baik dan terjamin kualitasnya.

Baca Juga: Perbedaan ISO 9001 dan ISO 17025

Selain untuk menjamin standarisasi mutu, ISO 9001 juga memberikan banyak keuntungan lain bagi perusahaan. Selain meningkatnya kepercayaan pelanggan, standarisasi ISO juga meminimalisir adanya kesalahan, mengurangi biaya, serta membuat industri menjadi lebih kompetitif di segala bidang.

4. ISO 50001

ISO 50001 berfungsi untuk meningkatkan serta mengembangkan management energi pada sebuah industri. Jadi, standarisasi yang satu ini berfungsi untuk membuat industri atau organisasi tertentu agar dapat menggunakan energi dengan bijak dan efisien. Sehingga nantinya manajemen energi dapat mencapai tingkat yang berkelanjutan.

 

5. ISO 14001

 

Standar yang satu ini digunakan untuk industri yang ingin meningkatkan efisiensi serta kinerja perusahaan. Sehingga dengan meningkatnya efesiensi operasional mereka, maka akan membuat penggunaan sumber daya menjadi lebih bijak. Tujuan lainnya yakni bisa memberikan dampak yang lebih baik bagi lingkungan.

 

6. ISO 22000

Standar keamanan global ISO 22000 digunakan untuk menetapkan sistem dan persyaratan bagi menejemen keamanan pangan. Standar ini digunakan untuk berbagai keperluan dalam bidang pangan. Misalnya saja seperti menyelaraskan mata rantai pasokan pangan, mengendalikan resiko kontaminasi bahaya pangan dan lain sebagainya.

Sejarah ISO

 

ISO 9001 saat ini bisa dikatakan sebagai patokan kualitas atau mutu dengan standar internasional. Hal ini berlaku bagi mutu produk fisik maupun jasa tertentu. Dalam prosesnya, perlu Anda ketahui bahwa ternyata ISO 9001 ini telah mengalami beberapa kali revisi dan perbaikan. Detail sejarah perjalanannya adalah sebagai berikut ini:

• ISO pertama kali terbit pada tahun 1987
• ISO 9001 pertama kali direvisi pada tahun 1994. Namanya kemudian diubah sesuai dengan tahun revisinya yakni ISO 90001 Versi 1994. Tidak berhenti disini, ISO kemudian mengalami revisi kembali pada tahun 2000
• Pada tahun 2008, ISO 9001 juga kembali mengalami revisi atau versi yang lebih upgrade
• Terakhir, ISO 9001 mengalami upgrade pada tahun 2015. Dimana pada tahun ini, standarisasi mutu ISO tidak hanya digunakan untuk organisasi besar saja. Akan tetapi juga digunakan untuk perusahaan kelas UMKM juga. Ketentuan ini masih berlaku sampai saat ini
  

Manfaat dan Pentingnya ISO 9001

Di tengah semakin ketatnya persaingan yang terjadi di dunia usaha, dengan adanya sertifikasi dari ISO maka akan membuat pondasi usaha Anda menjadi lebih kuat. Mengapa bisa disimpulkan demikian?

Karena apabila sebuah perusahaan atau produk tertentu sudah mendapatkan sertifikasi serta pengakuan dari badan jaminan mutu internasional, kepercayaan konsumen akan brand semakin meningkat. Bukan itu saja, adanya ISO ini juga sekaligus akan meningkatkan kinerja dari organisasi. Kemudian juga akan berdampak pada meningkatnya pertumbuhan bisnis.

Lantas, apa sajakah kira-kira manfaat lain dari diterapkannya sistem manajemen ISO 9001? Mari kita simak pembahasan selengkapnya di bawah ini.

• Adanya sistem ISO 9001 ini adalah bukti terjaminnya mutu atau kualitas suatu barang dan jasa. Terlepas proses produksinya dilakukan oleh pihak perusahaan, organisasi maupun UMKM sekalipun.
• Tingkat kepercayaan calon konsumen atau pengguna jasa akan semakin meningkat
• Reputasi menjadi lebih baik dari pihak konsumen maupun rekan bisnis
• ISO 9001 akan membuat sistem manajemen menjadi lebih baku
• Membuat kinerja perusahaan menjadi semakin meningkat
• Bisnis lebih termonitoring sehingga perkembangannya akan lebih bisa terpantau
• Adanya perbaikan yang terjadi secara berkesinambungan pada perusahaan dan produk yang dihasilkannya
• Tujuan dari sebuah organisasi atau perusahaan akan lebih terarah apabila menerapkan sistem ini
• Penerapan ISO 9001 akan membuat brand produk atau jasa tertentu semakin kuat di mata konsumen
  

Apa Saja Persyaratan Untuk Memperoleh ISO?

 

Setiap industri atau badan usaha yang ingin bersaing secara global, tentunya membutuhkan pengakuan standarisasi yang dikeluarkan oleh ISO. Lantas, apa saja persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan agar dapat memperoleh ISO? Berikut ini tahapan yang perlu Anda proses segera.

1. Memenuhi Persyaratan Standar ISO

Untuk mendapatkan standarisasi dari ISO, tentunya sebuah perusahaan perlu memenuhi daftar persyaratan yang sudah ditentukan. Misalnya Anda ingin mengajukan ISO 9001, maka karena ini berkaitan dengan kualitas dan standarisasi mutu. Maka pastikan bahwa perusahaan Anda sudah memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan terkait jaminan mutu produk sebelum memutuskan untuk mengajukan ISO jenis tersebut.

2. Menyiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Untuk mengajukan permohonan ISO, tentunya banyak dokumen serta persyaratan yang diminta oleh badan sertifikasi. Oleh karenanya, Anda perlu menyiapkan apa saja dokumen yang dibutuhkan terkait jenis ISO yang diajukan.

3. Melakukan Evaluasi Terhadap Sistem Manajemen

Sebelum mengajukan ISO, pastikan Anda melakukan pengujian mandiri terhadap sistem manajemen perusahaan. Audit secara mandiri perlu dilakukan untuk mengetahui apakah kira-kira perusahaan Anda sudah layak untuk mengajukan ISO ataukah belum.

Jika ingin mengajukan ISO 9001 misalnya, pastikan memberikan training ISO 9001 pada seluruh komponen yang ada dalam perusahaan. Kemudian perusahaan juga dapat melakukan evaluasi, serta perbaikan yang mungkin diperlukan dalam berbagai aspek sebelum pengajuan dilakukan.

Langkah - langkah Untuk Mendapatkan Sertifikasi ISO

Proses pelaksanaan sertifikasi ISO tentunya tidak terlepas dari tahapan-tahapan yang harus dilalui oleh sebuah perusahaan. Apa saja kira-kira tahapan yang harus dilalui untuk mendapatkan sertifikat dari ISO?

1. Menentukan Komitmen

Sebelum mengajukan ISO, pastikan untuk menentukan komitmen mengenai jenis ISO apa yang tepat dan paling dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Jika ingin mendapatkan pengakuan tentang kualitas dan standarisasi mutu, maka ISO 9001 yang diajukan. Namun apabila ingin mendapatkan standar keamanan pangan, maka pengajuan ISO 22000 adalah yang paling tepat.

2. Membentuk Tim

Tim yang solid sangat penting untuk dimiliki jika ingin mengajukan standarisasi ISO. Dimana tim ISO harus ada minimal 2 orang dalam setiap departemen serta harus menerapkan sistem leadership yang menerapkan standar ISO.

3. Melakukan Pelatihan ISO

Pelatihan ISO harus dilakukan, khususnya untuk semua karyawan perusahaan. Dimana pelatihan ini digunakan untuk mengenalkan pada karyawan tentang persyaratan yang dibutuhkan sesuai dengan standar ISO yang dipilih. Pelatihannya sendiri dapat meliputi pengenalan, dokumentasi, hingga proses internal audit.

4. Menggunakan Jasa Konsultan ISO

Dalam berbagai kondisi, perusahaan juga perlu menggunakan jasa dari konsultan. Dengan adanya konsultan ini, maka perusahaan dapat melakukan konsultasi terkait hal teknis yang berkaitan dengan implementasi ISO. Namun hal ini tidak serta merta menghapus peran dari tim leadership untuk menerapkan sistem menejemen ISO pada perusahaan, ya?

Jasa konsultan ini anggap saja sebagai pemandu langkah – langkah yang perlu diproses nantinya. Tidak mempelajari semuanya sendiri, dengan menggunakan jasa konsultan tentu proses pengajuan ISO akan lebih terarah nantinya.

5. Membuat Gap Analisis

Gap analisis dibutuhkan untuk menganalisa prosedur yang berlaku pada sebuah perusahaan. Gap analisis ini berfungsi untuk mengetahui bagaimana besarnya perbedaan proses produksi dan operasional perusahaan setelah menerapkan sistem standarisasi ISO.

 

Tidak semua perusahaan siap mengerapkan standar ISO dalam proses produksinya. Dengan adanya Gap analisis ini akan menjadi sebuah tolak ukur kesiapan perusahaan dalam menerapkan standar di proses produksi selanjutnya.

6. Membuat Dokumen

Untuk mendapatkan sertifikasi ISO, dibutuhkan dokumen yang lengkap dan valid terkait jenis ISO yang diajukan. Oleh karenanya, Anda dapat melengkapi terlebih dahulu dokumen-dokumen yang mungkin nantinya akan dibutuhkan sebelum mengajukan permintaan standarisasi.

Dokumen ini semestinya memang sudah diarsipkan jauh – jauh hari. Artinya memang dokumen asli dari proses atau alur kerja yang sudah dilakukan. Intinya bukan sekedar dokumen yang diadakan hanya untuk keperluan pengajuan ISO saja.

7. Implementasi Sistem ISO

Implementasi sistem ISO selanjutnya dapat diterapkan pada perusahaan. Setidaknya dibutuhkan waktu sekitar 3 bulan untuk dapat menerapkan sistem ini. Proses ini harapannya bias membuat seluruh karyawan mengerti dan menjalankan sistem tersebut secara efektif dan berkesinambungan dalam jangka panjang seterusnya.

8. Audit Internal

Setelah sistem ISO berhasil dijalankan, maka selanjutnya perusahaan perlu melakukan evaluasi. Nah proses evaluasi ini dapat dilakukan dengan menyusun audit internal. Baik audit untuk agenda tahunan, maupun evaluasi bagaimana keefektifan dari sistem manajemen.

Dengan melakukan tinjauan terhadap sistem manajemen, maka dapat ditemukan tindakan apa yang paling tepat. Tujuannya yakni untuk memperbaiki efektivitas sistem yang telah dijalankan sebelumnya.

9. Audit Sertifikasi ISO

Langkah terakhir dalam pengajuan sertifikasi ISO adalah dengan dilakukannya audit sertifikasi ISO. Audit sertifikasi ini biasanya dilakukan dalam dua tahapan. Tahap pertama yaitu pemeriksaan pada dokumen perusahaan, kemudian tahapan yang kedua adalah proses penilaian secara menyeluruh.

Audit sertifikasi ini dapat diajukan kepada Badan Sertifikasi ISO secara langsung. Lalu bagaimana jika pihak ISO menyatakan bahwa perusahaan Anda sudah memenuhi syarat, serta dinyatakan layak dan memenuhi standar? Maka selanjutnya penentuan kelayakan serta pemberian sertifikat dengan standar ISO akan diberikan oleh badan sertifikasi kepada pihak perusahaan.

Kesimpulan

Demikian ulasan mengenai ISO 9001 yang dibahas secara menyeluruh. Kini tentu saja Anda semakin memahami apa pentingnya penerapan standar ISO ini, bukan? Bukan lagi sekedar status bergengsi yang bisa meningkatkan branding perusahaan. Dengan adanya standar ISO maka kualitas atau mutu produk dan jasa Anda memang sudah terbukti layak.