Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak Pekerjaan Laboratorium

Labmutu.com - Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak di laboratorium adalah serangkaian kegiatan untuk menentukan kelayakan atau kesiapan suatu laboratorium untuk menerima pekerjaan dari pelanggan dengan ruang lingkup pekerjaan yang sesuai dengan lingkup akreditasi ISO IEC 17025 : 2017.

Pelanggan yang meminta jasa pengujian atau kalibrasi kepada laboratorium juga harus memahami terkait dari pekerjaan yang ditawarkan kepada laboratorium. Karena pernah terjadi suatu kasus bahwa pelanggan tidak memahami tentang pekerjaan yang akan ditawarkan kepada laboratorium.

Kondisi tersebut akan berdampak pada pelanggaran klausul ketidakberpihakan, karena adanya intervensi kepada pelanggan oleh personel di laboratorium.

Sehingga laboratorium harus memiliki kebijakan untuk menetapkan proses kaji ulang permintaan, tender dan kontrak pekerjaan.

Untuk membuat dan merumuskan kebijkan tersebut, tentunya laboratorium harus merujuk pada klausul sistem manajemen mutu iso 17025 versi 2017. Berikut ini adalah klausu yang dipersyaratkan agar kegiatan di laboratorium telah sesuai dengan ketetapan yang diatur.

7.1.1. Laboratorium harus memiliki prosedur untuk meninjau permintaan, tender dan kontrak. Prosedur tersebut harus memastikan bahwa:

• Semua persyaratan ditetapkan secara memadai, didokumentasikan dan dipahami;
• Laboratorium memiliki kemampuan dan sumber daya untuk memenuhi persyaratan; 
• Bila penyedia eksternal digunakan, persyaratan 6.6 diterapkan dan laboratorium menyarankan pelanggan dari kegiatan laboratorium spesifik yang akan dilakukan oleh pemasok eksternal dan mendapatkan persetujuan dari pelanggan. Catatan 1: Diakui bahwa aktivitas laboratorium yang disediakan secara eksternal dapat terjadi bila: (1) Laboratorium memiliki sumber daya dan kompetensi untuk melakukan aktivitas, namun, untuk alasan yang tak terduga tidak dapat melakukan hal ini sebagian atau penuh; (2) laboratorium tidak memiliki sumber daya atau kompetensi untuk melakukan aktivitasnya.
• Metode atau prosedur yang tepat dipilih dan mampu memenuhi persyaratan pelanggan. Catatan 2: Untuk pelanggan internal atau rutin, tinjauan permintaan, tender dan kontrak dapat dilakukan dengan cara yang disederhanakan.

7.1.2.  Laboratorium harus memberi tahu pelanggan bila metode yang diminta oleh pelanggan adalah dianggap tidak sesuai atau ketinggalan jaman.

7.1.3. Bila pelanggan meminta pernyataan kesesuaian dengan spesifikasi atau standar untuk pengujian atau kalibrasi (misal: lolos/gagal, masuk toleransi/di luar toleransi), spesifikasi atau standar dan peraturan keputusan harus didefinisikan secara jelas. Kecuali melekat dalam spesifikasi yang diminta atau standar, aturan keputusan yang dipilih harus dikomunikasikan kepada, dan disepakati oleh pelanggan. Catatan: Untuk panduan lebih lanjut tentang pernyataan kesesuaian, lihat ISO/IEC Guide 98-4.

Jika Rekan-rekan sekalian membutuhkan Panduan Mutu dan Prosedur Mutu, kami menawarkan template dokumen tersebut untuk memudahkan rekan-rekan dalam memahami bahkan bisa langsung mengimplementasikan ISO/IEC 17025: 2017. Kami juga menawarkan template Formulir yang diperlukan untuk menjalankan Prosedur. Untuk informasi lebih detail, silahkan kontak via Seluler or WA ke nomor 0821-7254-5061.

7.1.4. Setiap perbedaan antara permintaan atau tender dan kontrak harus diselesaikan sebelum kegiatan laboratorium dimulai. Setiap kontrak harus diterima oleh kedua belah pihak baik oleh laboratorium dan pelanggan. Penyimpangan yang diminta oleh pelanggan tidak akan mempengaruhi integritas laboratorium atau keabsahan hasilnya.

7.1.5. Pelanggan harus diberitahu tentang penyimpangan dari kontrak.

7.1.6. Jika suatu kontrak diubah setelah pekerjaan dimulai, peninjauan kontrak harus diulang dan setiap amandemen harus dikomunikasikan ke semua personil yang terkena dampak.

7.1.7. Laboratorium harus bekerja sama dengan pelanggan atau perwakilan mereka untuk mengklarifikasi permintaan pelanggan dan dalam memantau kinerja laboratorium sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukan.

Catatan: Kerjasama tersebut dapat mencakup:

• Menyediakan akses yang wajar ke wilayah laboratorium yang relevan untuk menyaksikan kegiatan laboratorium khusus pelanggan;
• Persiapan, pengemasan, dan pengiriman barang yang dibutuhkan oleh pelanggan untuk keperluan verifikasi.

7.1.8. Rekaman kaji ulang, termasuk perubahan signifikan, harus dijaga. Rekaman juga harus disimpan termasuk diskusi terkait dengan pelanggan yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan atau hasil kegiatan laboratorium.

Berikut ini terdapat beberapa tips yang bisa anda jadikan sebagai referensi untuk mempermudah penerapan klausul ini, yaitu:

• Apabila pelanggan meminta laporan hasil uji dan kalibrasi yang berisi pernyataan kesesuaian dengan spesifikasi, maka “decision rule” sebagaimana didefinisikan dalam standar ini diinformasikan kepada pelanggan.
• Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang prosedur kaji ulang permintaan, tender dan kontrak yang dimilik dan diterapkan oleh laboratorium.
• Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang prosedur yang dimiiki dan diterapkan oleh laboratorium bila pelanggan meminta pernyataan kesesuaian hasil uji dan/atau kalibrasi terhadap persyaratan standar.
• Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang prosedur kontrak dan tata cara perubahan kontrak serta penanganan bila terjadi perbedaan atau penyimpangan terhadap kontrak.
• Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang rekaman kaji ulang permintaan, tender dan kontrak yang dipelihara oleh laboratorium.
• Memastikan laboratorium telah memiliki dan menerapkan prosedur kaji ulang, permintaan, tender dan kontrak untuk memastikan bahwa kedua belah pihak telah.

Demikianlah informasi terkait kaji ulang permintaan, tender dan kontrak yang diatur dalam ISO/IEC 17025:2017, semoga apa yang saya sampaikan dapat menjadi referensi bagi anda dalam menyusun dokumen sistem manajemen mutu di laboratorium pengujian dan atau kalibrasi. Terimakasih.